DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)

 

I.   Keputusan (Decision)

 

Pengertian Keputusan

 

Literatur manajemen menyatakan bahwa suatu keputusan adalah penentuan suatu pilihan. Ada yang menyatakan keputusan sebagai pilihan tentang suatu bagian tindakan atau di sebut course of action (Simon: 1960). Sedangkan menurut Daihani (2001: 34): “Keputusan adalah suatu pilihan dari strategi tindakan atau di sebut strategy for action”.

Melengkapi pendapat para ahli di atas, Daihani (2001: 34) menambahkan kata alternatif dalam definisinya. Selengkapnya kedua ahli tersebut merumuskan bahwa :

• Keputusan adalah suatu pilihan yang mengarah kepada tujuan yang diinginkan (to a  certain desired objective).
• Keputusan adalah aktivitas pemilihan tindakan dari sekumpulan alternatif untuk memecahkan suatu masalah.

Menurut Hasan (2002: 9): “Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang dibicarakan dalam perencanaan. Keputusan dapat berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula”.

Menurut Agustina (2003: 6): “Keputusan adalah pilihan di antara alternatif-alternatif”. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu adalah pilihan atas dasar logika atau pertimbangan, ada beberapa alternatif yang harus dipilih dari salah satu yang terbaik, dan ada tujuan yang ingin dicapai dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tersebut.

Dari pengertian-pengertian di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa keputusan merupakan suatu pemecahan masalah yang dilakukan melalui satu pemilihan dari beberapa alternatif.

 

Macam-macam Keputusan

 

Menurut Kendall dan Kendall (2002: 37) terdapat tiga macam keputusan, yang biasanya dibayangkan oleh banyak orang bahwa keputusan sebagai keputusan-keputusan yang sudah ada dalam suatu deretan langkah dari terstruktur ke tidak terstruktur.

1. Keputusan terstruktur adalah suatu keputusan di mana semua atau sebagian besar dari variabel-variabel yang ada diketahui dan bisa diprogram secara total. Keputusan yang terstruktur bersifat rutin dan memerlukan sedikit pendapat manusia begitu variabel-variabel tersebut diprogram.
2. Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang tetap resistan terhadap komputerisasi dan tergantung sepenuhnya pada intuisi.
3. Keputusan semi terstruktur adalah keputusan yang bisa diprogramkan sebagian namun masih memerlukan pendapat manusia.

 

II. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)

 

Definisi DSS

 

Konsep Decision Support System pertama kali dinyatakan oleh Michael S. Scott Morton pada tahun 1970 dengan istilah “Management Decision System” (Sprague and Watson: 1993: 4) (Turban: 1995) (McLeod: 1995). Setelah pernyataan tersebut, beberapa perusahaan dan perguruan tinggi melakukan riset dan mengembangkan konsep Decision Support System. Pada dasarnya DSS dirancang untuk mendukung seluruh tahap pengambilan keputusan mulai dari mengidentifikasi masalah, memilih data yang relevan, menentukan pendekatan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan, sampai mengevaluasi pemilihan alternatif.

Ada berbagai pendapatan mengenai DSS, antara lain disebutkan di bawah ini (Daihani: 2001: 54):

1. Menurut Scott, DSS merupakan suatu sistem interaktif berbasis komputer, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya semi terstruktur dan tidak terstruktur, yang intinya mempertinggi efektifitas pengambil keputusan.
2. Menurut Alavi and Napier, DSS merupakan suatu kumpulan prosedur pemrosesan data dan informasi yang berorientasi pada penggunaan model untuk menghasilkan berbagai jawaban yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem ini harus sederhana, mudah dan adaptif.
3. Menurut Little, DSS adalah suatu sistem informasi berbasis komputer yang menghasilkan berbagai alternatif keputusan untuk membantu manajemen dalam menangani berbagai permasalahan yang semi terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model.
4. Menurut Sparague and Carlson, DSS adalah sistem komputer yang bersifat mendukung dan bukan mengambil alih suatu pengambilan keputusan untuk masalah-masalah semi terstruktur dan tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model.
5. Sedangkan menurut Al-Hamdany (2003: 519), DSS adalah sistem informasi interaktif yang mendukung proses pembuatan keputusan melalui presentasi informasi yang dirancang secara spesifik untuk pendekatan penyelesaian masalah dan kebutuhan-kebutuhan aplikasi para pembuat keputusan, serta tidak membuat keputusan untuk pengguna.

Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa DSS adalah suatu sistem informasi yang spesifik yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan persoalan yang bersifat semi terstruktur secara efektif dan efisien, serta tidak menggantikan fungsi pengambil keputusan dalam membuat keputusan.

Karena DSS merupakan suatu pendukung pengambilan keputusan dengan menggunakan berbagai informasi yang ada, maka Raymond McLeod Jr. (1993) memasukkan DSS sebagai bagian dari Management Information System dan mendefinisikan DSS sebagai sistem penghasil informasi spesifik yang ditujukan untuk memecahkan suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer pada berbagai tingkatan. Menurut Laudon dan Laudon (1996: 46) meskipun DSS merupakan bagian dari MIS, namun terdapat perbedaan di antara keduanya. Perbedaan utamanya yaitu:

• MIS menghasilkan informasi yang lebih bersifat rutin dan terprogram.
• DSS lebih dikaitkan dengan proses pengambilan keputusan yang spesisfik.

 

 

Karakteristik DSS

 

Beberapa karakteristik DSS yang membedakan dengan sistem informasi lainnya adalah:

1. Berfungsi untuk membantu proses pengambilan keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun tidak terstruktur.
2. Bekerja dengan melakukan kombinasi model-model dan tehnik-tehnik analisis dengan memasukkan data yang telah ada dan fungsi pencari informasi.
3. Dibuat dengan menggunakan bentuk yang memudahkan pemakai (user friendly) dengan berbagai instruksi yang interaktif sehingga tidak perlu seorang ahli komputer untuk menggunakannya.
4. Sedapat mungkin dibuat dengan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi yang tinggi untuk menyesuaikan dengan berbagai perubahan dalam lingkungan dan kebutuhan pemakai.
5. Keunikannya terletak pada dimungkinkannya intuisi dan penilaian pribadi pengambil keputusan untuk turut dijadikan dasar pengambilan keputusan.

 

III. Komponen-komponen Decision Support System (DSS)

 

Menurut Carter et. al. (1992) Decision Support System (DSS) memiliki tiga komponen utama atau subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis DSS, antara lain subsistem data, subsistem model dan subsistem dialog, seperti yang ditunjukkan pada gambar 1 berikut ini.

 

Gambar 1. Komponen Decision Support System (DSS)

(Turban: 1995: 309) (McLeod: 1995: 182)

 

 

 

Sub sistem Data (Data Subsystem)

 

Subsistem data merupakan komponen DSS yang menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem. Data yang dimaksud disimpan dalam data base yang diorganisasikan oleh suatu sistem yang disebut DBMS (Data Base Management System). Melalui DBMS, memungkinkan data yang diperlukan dapat diekstraksi secara cepat.

 

Sub sistem Model (Model Subsystem)

 

Subsistem model merupakan cara bagaimana data yang diambil dari DBMS akan diolah dengan model-model yang dibuat sehingga menghasilkan suatu pemecahan atau hasil yang diinginkan. Menurut McLeod (1995: 23) model-model- model yang digunakan dapat diklasifikasikan ke dalam bentuk model-model berikut ini:

• Model Fisik

Penggambaran entity dalam bentuk tiga dimensi. Misalnya entity berupa market pusat pembelanjaan.

• Model Narasi

Menggambarkan entitasnya secara lisan dan tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model narasi.

• Model Grafik

Menggambarkan entitasnya dalam jumlah garis, simbol atau bentuk.

• Model Matematika

Model-model matematika menggunakan notasi-notasi dan persamaan matematis untuk mempresentasikan sistem. Atribut-atribut dinyatakan dengan variabel-variabel, dan aktivitas-aktivitas dinyatakan dengan fungsi matematika yang menjelaskan hubungan antar variabel-variabel tersebut.

 

Sub sistem Dialog (User System Interface)

 

Melalui sistem dialog inilah, DSS yang dibuat akan diimplementasikan sehingga user atau pemakai dapat berkomunikasi dengan sistem yang dirancang secara interaktif. Subsistem dialog dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu:

1. Bahasa Aksi (Action language): suatu perangkat lunak yang digunakan user untuk berkomunikasi dengan sistem, melalui berbagai media seperti: keyboard, joystick, mouse atau device lainnya.
2. Bahasa Tampilan (Display): merupakan sarana tampilan yang dapat diperoleh oleh user, seperti printer, monitor, plotter, dan device lainnya.
3. Basis Pengetahuan (Knowledge Base): bagian mutlak yang harus diketahui oleh user agar pemakaian sistem dapat berfungsi secara efektif.

Kombinasi dari berbagai kemampuan di atas dikenal sebagai gaya dialog (Dialog Style), yang terdiri dari:

1. Dialog Tanya Jawab: dalam dialog ini, sistem bertanya kepada user, kemudian user menjawab, dan seterusnya sampai DSS mengeluarkan alternatif jawaban yang diperlukan untuk mendukung keputusan setelah data inputnya lengkap.
2. Dialog Perintah: sistem ini mengijinkan user untuk memberikan perintah-perintah yang tersedia oleh sistem untuk menjalankan fungsi yang ada dalam DSS.
3. Dialog Menu: gaya dialog yang paling populer di mana user memilih satu dari beberapa alternatif menu yang telah disediakan. Dalam menetukan pilihan, user cukup menekan tombol tertentu yang akan menghasilkan respon/jawaban.
4. Dialog Input/Output: dialog ini menyediakan form masukan (input), di mana user memasukkan perintah dan data, serta form keluaran (output) yang merupakan respon dari sistem. Setelah memeriksa keluaran, user dapat mengisi form masukan lainnya dan melanjutkan dialog selanjutnya.

 

 

1. IV.            Tujuan, Kelebihan dan Kekurangan dari DSS

 

Tujuan

 

Secara global, dapat dikatakan bahwa tujuan dari DSS adalah untuk meningkatkan kemampuan para pengambil keputusan dengan memberikan alternatif-alternatif keputusan yang lebih banyak atau lebih baik dan membantu untuk merumuskan masalah dan keadaan yang dihadapi. Dengan demikian DSS dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. Jadi dapatlah dikatakan secara singkat bahwa tujuan DSS adalah untuk meningkatkan efektivitas (do the right things) dan efesiensi (do the things right) dalam pengambilan keputusan. Walaupun demikian, penekanan dari suatu DSS adalah pada peningkatan efektivitas dari pengambilan keputusan dari pada efisiensinya.

 

Kelebihan DSS

 

Decision Support System (DSS) dapat memberikan beberapa keuntungan- keuntungan bagi pemakainya. Menurut Turban (1995: 87) maupun McLeod (1995: 103) keuntungan-keuntungan tersebut meliputi:

1. Memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi untuk pengambilan keputusan.
2. Menghemat waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
3. Menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan.
4. Mampu memberikan berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan, meskipun seandainya DSS tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun dapat digunakan sebagai stimulan dalam memahami persoalan.
5. Memperkuat keyakinan pengambil keputusan terhadap keputusan yang diambilnya.
6. Memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi secara keseluruhan dengan penghematan waktu, tenaga dan biaya.

 

Kekurangan DSS

 

Walaupun dirancang dengan sangat teliti dan mempertimbangkan seluruh faktor yang ada, menurut Turban (1995: 250) DSS mempunyai kelemahan atau keterbatasan, diantaranya yaitu:

1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.
2. DSS terbatas untuk memberikan alternatif dari pengetahuan yang diberikan kepadanya (pengatahuan dasar serta model dasar) pada waktu perancangan program tersebut.
3. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh DSS biasanya tergantung juga pada kemampuan perangkat lunak yang digunakan.
4. Harus selalu diadakan perubahan secara kontinyu untuk menyesuaikan dengan keadaan lingkungan yang terus berubah agar sistem tersebut up to date.
5. Bagaimanapun juga harus diingat bahwa DSS dirancang untuk membantu/mendukung pengambilan keputusan dengan mengolah informasi dan data yang diperlukan, dan bukan untuk mengambil alih pengambilan keputusan.