I PENGERTIAN DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Kata seorang politikus ternama:” Siapa yang menguasai informasi akan menang”. Hal ini terbukti, betapa tidak berdayanya negara berkembang melawan arus informasi dari negara maju – atau perusahaan lokal/regional melawan perusahaan multinasional/global; karena menguasai informasi dapat berarti mampu mempengaruhi, mengarahkan dan membentuk opini, yang pada akhirnya mampu menguasai pikiran pembaca/pendengarnya. Informasi berasal dari data, hubungan antara data dan informasi adalah sebagai berikut:
- Sumber informasi adalah data.
- Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.
- Informasi menggambarkan suatu kejadian nyata.
- Informasi digunakan untuk pengambilan keputusan.
Hubungan antara data dan informasi ditunjukkan pada gambar 1.
Input Output
Gambar 1. Hubungan Data dan Informasi
Untuk memproses data, diperlukan suatu sistem informasi. Berikut ini diberikan pengertian SIM menurut beberapa pakar dibidangnya. Pengertian Sistem Informasi Manajemen menurut Laudon dan Laudon (2008) adalah : “Suatu susunan komponen-komponen yang terintegrasi & bekerja secara bersama-sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, control, analisis dan visualisasi dalam sebuah organisasi”..
II MENGAPA PERLU BELAJAR MIS
Jawaban pertanyaan ini sangat bervariasi, namun secara merata dapat dijelaskan sebagai berikut:
A. Pentingnya informasi bagi manajer
Seperti yang diketahui bahwa informasi berasal dari data. Data mentah adalah fakta dan angka, namun fakta dan angka khususnya tidak bermanfaat jika tidak mempunyai makna. Itulah sebabnya mengapa para peneliti membuat perbedaan data mentah dan informasi. Apabila data mentah terdiri atas data dan angka, maka informasi merupakan data yang bermanfaat dan dapat mempengaruhi pilihan dan perilaku seseorang. Informasi akan bermanfaat apabila memenuhi syarat-syarat berikut ini, yaitu jika akurat, lengkap, relevan, tepat waktu; berikut ini penjelasannya:
- Informasi yang akurat. Informasi akan bermanfaat apabila akurat. Agar menjadi akurat, informasi harus dapat diandalkan dan absah. Sebagai contohnya perlunya informasi yang akurat mengenai sistem informasi pemeliharaan pesawat, karena biaya pemeliharaan 20 persen dari biaya operasional pesawat, informasi yang tidak akurat akan menjadikannya lebih mahal, misal umur komponen yang tidak terdeteksi, sehingga menyebabkan kecelakaan.
- Informasi yang lengkap. Informasi bermanfaat apabila lengkap, agar menjadi lengkap, jumlah informasi harus memadai untuk mengindentifikasi masalah dan menentukan pemecahan masalah. Sebagai contoh, informasi bahan baku harus tidak melupakan asal pemasoknya (supplier), tidak hanya data tentang kapan, berapa dan harga saja.
- Informasi yang relevan. Informasi bermanfaat jika relevan. Informasi relavan bila berhubungan dengan masalahnya, sehingga para pengambil keputusan dapat menentukan solusi yang potensial. Misalnya awak penerbangan dan awak pemeliharaan lebih menyukai untuk memiliki informasi yang relevan yang diperlukan untuk keputusan-keputusan yang baik
- Informasi yang tepat pada waktunya. Informasi yang bermanfaat jika tepat pada waktunya. Syaratnya adalah informasi harus tersedia saat dibutuhkan untuk menentukan suatu masalah atau mulai untuk mengindentifikasi pemecahan masalahnya. Misalnya ketepatan waktu dari informasi turunnya suatu saham yang diharapkan oleh seorang pialang.
Disamping alasan diatas, diperlukan biaya yang rendah untuk mengelola informasi; biaya-biaya itu misalnya:
- Biaya perolehan. Biaya perolehan adalah biaya yang diperlukan dalam rangka memperoleh data yang tidak anda miliki. Misalnya, Acxiom Inc. mengumpulkan dan mengelola data untuk perusahaan-perusahaan pemasaran lewat surat (direct mail marketing). Banyak pengecer yang menjual informasi ini ke perusahaan-perusahaan seperti Acxiom yang menggunakannya untuk riset pasar. Karena dengan mendapatkan informasi tersebut dapat membantu perusahaan melakukan pekerjaan yang lebih baik. Melalui internet, biaya perolehan informasi yang rendah sangat dimungkinkan, misalnya melalui questioner dan katalog di internet.
- Biaya pemprosesan. Biaya pemprosesan adalah biaya untuk mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat digunakan. Sering kali perusahan-perusahaan memiliki banyak data yang mereka inginkan, tetapi masih belum dalam bentuk kombinasi (informasi) yang mereka inginkan. Biaya yang rendah sangat dibutuhkan untuk mengolah data menjadi informasi, dengan sistem informasi hal ini mudah tercapai, misalnya dengan EDI (Electronic Data Interchange). Dengan EDI, user tinggal mengisi form dari note book atau hp nya, lalu petugas bisa meverifikasi dan memprosesnya.
- Biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan adalah biaya penataan informasi secara fisik maupun elektronik untuk digunakan atau didapatkan kembali kemudian. CEO Acxiom berkata, “Pelanggan kami saat ini bilang ’Simpanlah segala sesuatu, karena mungkin kami akan menemukan kegunaan informasi tersebut tahun depan.” Biaya yang kecil sangat diharapakan dalam penyimpanan data, hal ini bukan masalah lagi dengan menggunakan Tek. Informasi; kombinasi sistem database dan media penyimpan hardisk adalah salah satu contohnya.
- Biaya untuk mendapatkan kembali (biaya retrival). Biaya Retrival adalah biaya untuk mengakses informasi yang sudah disimpan atau diproses. Satu kesalah pahaman yang paling sering terjadi tentang informasi adalah bahwa informasi tersebut mudah dan murah untuk didapatkan kembali jika perusahaan pernah memilikinya. Padahal tidak demikian. Pertama-tama, Anda harus menemukan informasi tersebut. Kemudian, Anda harus yakin siapa yang berbagi informasi dengan Anda. Selanjutnya, informasi harus diolah menjadi bentuk yang bermanfaat bagi Anda. Perusahaan menginginkan biaya yang rendah untuk hal ini, dan hal ini bukan masalah yang sulit dalam DBMS, bahasa SQL memudahkan dalam mendapatkan data kembali. Sebagai contoh, SIM A seseorang hilang, maka dengan menyebutkan nama dan alamat, data SIM A tersebut sudah siap cetak hanya dalam orde 5 menitan.
- Biaya komunikasi. Biaya komunikasi adalah biaya pengiriman informasi dari satu tempat ke tempat lain. Sebagai contoh, setiap bulan informasi yang dikumpulkan setiap bulan oleh perusahaan jasa listrik adalah informasi yang dikumpulkan dari meteran listrik yang menempel di rumah-rumah. Secara tradisional perusahaan-perusahaan listrik tersebut mempekerjakan pencatan meteran untuk berjalan dari rumah ke rumah untuk mengumpulkan informasi yang kemudian dimasukkan ke computer perusahaan. Cara ini dapat diganti dengan jaringan radio yang bekerja dengan memasang alat penerima kecil pada meteran tiap rumah. Alat ini nantinya akan mengirimkan jumlah listrik yang terpakai setiap lima menit. Contoh lain adalah menyebarkan (memasarkan) lewat internet. Teknologi ini akan sangat menghemat biaya komunikasi.
Kesembilan alasan diatas akan dapat dipenuhi berkat tersedianya teknologi dan sistim informasi.
B Peranan manajemen
Menurut Henry Mintzberg, ahli manajemen dari Kanada, manajer mempunyai beberapa peran yang diklasifikasikan kedalam tiga kategori, yaitu peran hubungan personal (interpersonal), peran informasi (informational) dan peran keputusan (decisional).
Peran interpersonal, yaitu hubungan personal dapat terdiri dari figur kepala (figure head), pemimpin (leader) dan sebagai penghubung (liaison). Sebagai figur kepala manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi. Sebagai Pemimpin, manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi dan mendukung bawahan-bawahannya. Sebagai penghubung, manejer menghubungkan personal-personal di semua tingkatan.
Peran informasi (informasional), yaitu peran dari menejer sebagai pusat syaraf (nerve centrer) organisasi untuk menerima informasi yang paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi ke seluruh personal di organisasi. Peran informasi adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan pertanyaan tentang informasi yang dimilikinya.
Peran keputusan yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai enterprenuer, sebagai orang yang menangani gangguan (disturbance handler), sebagai orang yang mengalokasikan sumber-sumber daya (resource allocator) organisasi dan sebagai negosiator (negotiator) jika terjadi konflik dalam organisasi.
Untuk menjalankan semua peranannya, manajer-manajer di organisasi membutuhkan sistem informasi. Sistem-sistem informasi ini dapat digunakan oleh manajer-manajer untuk mendukung kegiatan dan perannya, seperti pada tabel 1.
Tabel 1. Peran Manajemen dan Sistem Informasinya
| Peran Manajer | Sistem Informasi | |
| Peran interpersonal | ||
| Figurehead | Sistem informasi eksekutif, sistem | |
| informasi manajemen | ||
| Leader | Sistem informasi eksekutif, sistem | |
| informasi manajemen | ||
| Liaison | Sistem otomasi kantor | |
| Peran Informasi | ||
| Nerve center | Sistem informasi manajemen | |
| Disseminator | Sistem otomasi kantor (e-mail, web-site) | |
| Spokesman | Sistem informasi manajemen | |
| Peran keputusan | ||
| Entrepreneur | Sistem informasi manajemen | |
| Disturbance handler | Sistem informasi manajemen | |
| Resource allocator | Decision support system (DSS) | |
| Negotiator | Sistem informasi manajemen | |
C. Perkembangan IPTEK terutama TI
Menurut pendapat Moore (hukum Moore), pakar teknologi informasi, setiap 18 bulan akan terjadi kelipatan kemampuan teknologi, misalnya dalam hal kecepatan dan kapasitas. Dari XT, AT, Pentium, Dual Core, dst., kelipatan kemampuan prosesor meningkat luar biasa pesatnya. Demikian pula dengan kapasitas hardisk, dari Mega Byte menjadi Giga Byte, dari hardisk yang besar menjadi cukup flash disk, dari VCD menjadi DVD, HDD, dst. Hal yang serupa juga terjadi dengan software, misalnya dari DOS, Windows, XP, Vista, Windows 7, dst.; dari sistem berbasis 8 bit yang lambat sampai dengan berbasis 64 bit yang cepat sekali. Demikian pula dengan teknologi komunikasi dari CDMA, 3G, sampai dengan WIMAX, sungguh luar biasa. Kemudian menyatunya komputer, televisi, kamera, radio, dan telephon menjadi sesuatu yang portable (PDA, misalnya), terjadi sangat cepat pula. Seorang calon manajer atau pelaku bisnis tidak boleh buta huruf (iliterate) teknologi informasi, melainkan ia harus melek (literate) TI!
D. Peran IT pada bid Teknik (terutama Industri/Mesin)
-
- Bidang Grafis: mendukung Computer Aided Engineering (CAE)
- i. Modeling
- ii. Design
- iii. Analysis
- Bidang Database: mendukung Sistem Manajemen:
- i. Process planing
- ii. MRP (Material Requirement Planing)
- iii. ERP (Enterprise Resource Planing)
- iv. Group Technology
- Komunikasi: mendukung Sistem Kontrol Manufakture
- i. Data collection
- ii. Process control
- iii. Tool controls
- Artificial Intelligence: mendukung otomasi industri/manufakture
- i. NC tools/CAM
- ii. Material Handling
- iii. Robotics
- Bidang Grafis: mendukung Computer Aided Engineering (CAE)
E. Transformasi Bisnis
Empat perubahan mendasar sedang terjadi di dunia bisnis, yaitu:
- Globalisasi, yang ditandai dengan:
- Pengelolaan dan kontrol pasar secara global
- Persaingan pasar secara global (Acts locally, markets globally!)
- Kelompok kerja global
- Sistem pengiriman global
- Transformasi ekonomi industri, yang ditandai dengan:
- Perekonomian berbasis pengetahuan dan informasi (bukan agraris, bukan sekedar industri)
- Produk dan jasa baru: kartu kredit, jasa pengiriman global, sistem reservasi global, dst.
- Pengetahuan menjadi aset produktif dan strategis
- Persaingan berbasis waktu: siang dan malam hampir tiada bedanya.
- Umur produk lebih singkat.
- Transformasi perusahaan, yang ditandai dengan:
- Perampingan
- Desentralisasi
- Fleksibilitas
- Lokasi tetap
- Biaya koordinasi dan transaksi rendah
- Pendelegasian wewenang
- Kerja sama secara tim yang terpadu
- Munculnya perusahaan digital, yang ditandai dengan:
- Pelanggan, pemasok, dan karyawan terhubung secara digital (intranet, extranet dan cloud computing)
- Proses bisnis dan pengelolaan aset-aset perusahaan dilakukan melalui jaringan digital: supply chain management, customer relationship management, enterprise resource planing, knowledgebased management systems, dst.
- Mampu dengan cepat mendeteksi dan merespons perubahan lingkungan.
F. Membantu menghilangkan stress para manajer
Dengan kuantitas dan kualitas data/informasi yang sangat besar, bervariasi dan dinamis, yang harus dihadapi oleh para manajer, maka karakteristik pekerjaan mengelola informasi dapat bersifat:
- time consuming (menghabiskan waktu), misal seorang manajer pemasaran harus menganalisa penjualan dari 20 salesman, 30 jenis produk, dan 15 daerah pemasaran setiap sore hari
- complex (rumit, misal melibatkan perhitungan matematik dan statistik), misal manajer pemasaran diatas harus mempertimbangkan harga discount dan pajak serta bonus setiap sales mannya.
- repetitive (berulang-ulang), misal manajer pemasaran diatas harus membuat laporan mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan
- tedious (kejenuhan), bila pekerjaan yang bersifat time consuming dan complex itu bersifat repetitive, maka akan menyebabkan kejenuhan dan kewalahan, yang pada akhirnya dapat menimbulkan stress yang mungkin dapat berakibat fatal seperti penyakit stroke. Maka untuk mengatasi kesemua karakterisitik diatas diperlukan SIM! SIM mampu mengolah data atau sumber daya informasi secara cepat, tepat, dan akurat, ini berarti SIM dapat membantu menghilangkan sakit kepala/stress para manajer.
Penutup
Mengingat minimal ke lima faktor diatas, maka seorang calon manajer atau pelaku bisnis atau pegawai perlu melek teknologi informasi. Melek (literate) tidak diharuskan mengusai skill dalam bidang teknologi informasi, namun di era digital ini, kompetensi computing sangat diperlukan, misalnya minimal menguasai software semacam Microsoft Office (words = mesin tik, excel = calculator, access = database, power point = gambar, grafik dan flowchart tuk presentasi, schedule dan outlooks = sebagai personal information manager alias PIM dan email).
// eof – pbs
Information System 